原创：我的时间管理实践（软件应用篇）
在PDAFANS论坛里学到了许多东西，以下是我去年发表在自己博客[url]http://blog.vsharing.com/journeyman/[/url]及其他论坛里的时间管理实践，刚好与这个版块的主题相符。现分享出来，希望与大家学习交流！常用软件：笔记本电脑：Outlook2007、MindManager pro7、OneNote2007、同步软件；
PDA手机：Spb Diary
软件的选择经历了一个到处试用然后固定的过程。了解GTD是从去年购买了PDA手机后才开始的，当时主要在PDA的论坛里看到了许多介绍PDA管理时间的介绍，试用了MLO、ListPro等软件，但都没有坚持下来，原因是没有很好的中文版本，更重要的是因为与电脑的同步不方便。
在经历了一番选择之后，还是确定以Outlook做为时间管理、人脉管理、邮件管理的主要工具。
具体方法结合GTD的五个流程“ 收集、加工与组织、排程、行动、检视”展开阐述：
一、收集：
理念：
GTD一书中建议我们需要通过记录的方式把头脑中的各种杂事移出来，放入收件匣。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，才能集中精力在目前进行的事上，这也就是时间管理的第一阶段收集杂事。
具体方法：通过Outlook里的“新建任务”来做收集的动作，并汇总成“待办事项列表”，这样对自己的工作就了然在胸，同时通过同步工具将任务同步到PDA手机里，以实现随时查看、随时提醒。
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在GTD里，建立完整的行动清单是非常重要的环节，按twshi的说法即是：“
如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日不间断，就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好完整清单的习惯相当重要。”
我们常常面临的不仅仅是小事，更多的是一个一个的项目，按GTD的说法是应该将项目分解成具可操作性的待办事项，也就是将复杂的事情简单化、可操作化，这点非常重要，也是实施GTD时经常会犯的错误，即只列明项目而没有分解，如“看书”其实是一个项目，可操作的“任务”应该是“看该书的第X章节”。只有这样，GTD才会持久坚持下去。
对项目分解这项重要的工作，我利用MindManager这个思维导图软件软件：
MM软件中有新建任务的选项，通过思维导图的形式分解项目成为一件件可操作的具体任务，清晰明了。
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从电子邮件中拖拽添加任务的方法也非常方便：
我们经常收取邮件，并因此按邮件的要求完成相应的任务。在outlook中支持方便地拖拽添加任务的方式，即用鼠标左键点击邮件并拖拽至任务栏后立即可弹出新建任务对话框。（详见附图）
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以上即是收集的相关步骤与方法。
二、加工与组织：
理念：（摘自twhsi的GTD文章）
我们的收件匣中堆积了许多杂事，但是杂事无法管理，我们必须加工成行动，并用不同的场合来组织，这样到了要执行时，生产力才能大增，这个阶段有三件重要的事情。
a. 清空收件匣-就是将杂事一件一件的拿出来。
b. 将杂事加工-将杂事转化成可以执行的行动。
c. 依场合放置-将加工后的行动放在行动清单。
建立完整的行动清单是一种聚沙成塔方式，加工处理每一件杂事产生行动，再将每一个行动，放到一个合适的场合，日积月累，我们的系统就放置了许多行动。一来，我们要做事时，可以依照场合批次执行，节省大量时间。二来，当我们拥有完整的行动清单，脑袋就不用担心有哪件事情忘记了，压力就减少了。
我的具体方法：
关于如何组织待办事项这部分，我的实践与GTD不同，GTD强调的是场合（place)，按不同的场合来组织。但我的实际工作中场合比较简单，基本上是单位、家的两点一线，因此我的实践是以柯维的“角色”理念为基础。
我以自己的担负的职责为基础划分待办事项的类别，具体说就是：我在工作上是一家保险公司的管理人员，主要负责各级销售组织的销售管理工作；同时，我拥有律师执业证，也有往律师行业发展的规划，因此专门设定了一项分类；在生活上，我是父亲、是丈夫、是儿子，是家庭的支柱，因此归纳为家庭生活；同时我自己有一些个人兴趣（看美剧、电影等）及学习一些投资理财，因此将之专门归纳成“休闲娱乐、个人生活”等。在outlook里设定以上各种分类后，通过颜色区分开来，非常的简单明了。（详见附图）
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以下是与PDA手机同步后的图片。
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三、排程：
理念：排程就是安排行程，在GTD的理念中，日历是个“圣地”，只有明确时间约定的事件才放入日历，其余就放在待办事项栏里。这点其实和outlook的程序设置是不谋而合的，在outlook中为什么要分别设置“任务”和“日历”呢，我想它们的区别也就在于一个是确定时间的（即Must do)，另一个则相对没有确定罢了(可做可不做， 希望你尽快做，但不设时间，根据地点、剩余时间、精力、优先度而定）。
前两天在GTD LIFE的论坛上一篇《销售时间管理培训感想》中有一段话我感触很深：“最简单或最原始的时间管理工具就是"记录自己的时间并回顾"。”老子说：“天下难事必做于易，天下大事必做于细”，时间管理的实践中最基本的也就是从“记录自己的时间”开始。
我的具体实践：
每当我将“待办事项栏”里的任务完成时，我会用鼠标将该条“任务”拖往“日历”栏，即弹出一个新建“日历”的对话框，我会详细设置“开始时间”和“结束时间”，同时将这件事的相关情况（比如心得、体会、感想等）记在下方的编辑栏里。这样不断重复，一天的时间就被这一件件完成的任务所排满，日子自然过得充实而丰富了。（详见附图3）
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四、行动
关于行动最重要的是“一次只做一件事”，这点在褪墨的文章里有精彩的阐述：
执行，作为一切时间管理的核心，同样是ZTD中非常重要的一部分。如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的，你准备的工具、管理系统、计划列表、任务清单等等也就是白费了。所以执行是所以习惯中最最重要的！
ZTD着重于在不分心的情境下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。这里是一些建议，希望你能够真正地执行行动并且完成它们。具体的建议详见以下链接：[url=http://www.mifengtd.cn/articles/ztd-habit-4-do.html]http://www.mifengtd.cn/articles/ztd-habit-4-do.html[/url]
五、检视：也就是回顾的意思。在GTD里强调要做每周回顾，关于这点，我的实践是设置每周日的晚上用一个小时进行GTD的每周回顾，这点通过周期性地日历安排设置在outlook里了。并明确地记载了回顾的内容：
1. Email：回顾并且清理“待定”和“即将到来”的文件夹。把那些拖了很长时间都没有处理的事情都删去。
2. To-do列表：浏览现在所有的任务清单，删除那些已经不重要的任务，并且重新给下周要完成的工作项目进行安排。
3. 项目: 把每一个项目中的下一步行动都放入任务清单。对项目列表进行更新和整理。
4. 日历: 检查下一周的约会和会议。把(参加约会或会议) 要做的预先准备加入任务清单中。
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[[i] 本帖最后由 旅程无限 于 2008-2-27 15:41 编辑 [/i]] 过来啦 难道是沙发？ ～支持一个！ 希望和LZ多交流，我现在在一家IT公司上班～ 一个对时间、工作、生活很有心得体会的人！支持！对刚进入职场的人很有帮助！
看完你的时间管理，对我也是一种学习交流！ [quote]原帖由 [i]83240499[/i] 于 2008-2-27 17:30 发表 [url=http://bbs.pdafans.com/redirect.php?goto=findpost&pid=5450974&ptid=511949][img]http://bbs.pdafans.com/images/common/back.gif[/img][/url]
过来啦 难道是沙发？ ～支持一个！ 希望和LZ多交流，我现在在一家IT公司上班～ [/quote]
别客气，有机会多交流。 [quote]原帖由 [i]cxcsean[/i] 于 2008-2-27 19:40 发表 [url=http://bbs.pdafans.com/redirect.php?goto=findpost&pid=5451763&ptid=511949][img]http://bbs.pdafans.com/images/common/back.gif[/img][/url]
一个对时间、工作、生活很有心得体会的人！支持！对刚进入职场的人很有帮助！
看完你的时间管理，对我也是一种学习交流！ [/quote]
时间管理只是生活的一部分而已，而时间管理的目的是为了培养良好的工作和生活的习惯。这个“习惯”非常重要，我曾经分享过一篇“习惯培养活动的延伸思考－－让我们“晒”习惯！”[url]http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=147,132631,0,0,0,0,0,0[/url]，在论坛里引起了许多朋友的讨论。我相信对许多朋友都有一定的启发与帮助。希望以后多交流！
[[i] 本帖最后由 旅程无限 于 2008-2-27 23:32 编辑 [/i]] 写的很好,受益非凡 已看过一些GTD的文章，还在学习中，不过lz这篇文章让我感受最清晰，很受教。thanks a lot！ 呵呵，生活没规律的飘过....就同步日历，任务没这么详细....
因为平时生活很简单，就工作-生活.... 同意楼主的观点,时间管理绝对是PDA最重要的一个作用.我一直使用的是OU 支持，希望还在第一页 受益非浅!!!!!:) :)
感想
首先一个字"顶" 本来想自己也写一个如何使用思维导图软件和outlook同步然后再同ppc同步处理复杂任务. 但是一个是因为时间关系另一个最主要的原因是自己不能象楼主一样把软件的截图处理的那么合理,让人很容易看懂. 可能是因为我是工科,人也笨的原因吧 呵呵!我现在想请教的问题是
一.如何分类,其实分类这东西说简单也简单说难也难,生活中许多东西要分类. 但是能分好类别又是一门学问了. 就像在电脑某个盘中建立文件夹并命名它,然后规定把什么样的文件放到这个文件夹中.
二.怎样更合理的让outlook等软件的分组排列, 好的分组排列可以让人很容易的知道任务.
综上 这2个问题的关键点在于如何在使用中能够快速的找到你想要知道的信息,现在信息爆炸的社会.THE KEY是如何快速的找到你想要的.(题外话现在才发现图书馆管理学也是一门学问啊!以前听朋友有念这个专业的时候觉得念这个简直是在浪费青春,现在工作任务多了事情多了才发现原来能处理好这东西也是门学问啊) 这样的文章应该继续才行 [quote]原帖由 [i]lxs05[/i] 于 2008-3-2 23:03 发表 [url=http://bbs.pdafans.com/redirect.php?goto=findpost&pid=5480999&ptid=511949][img]http://bbs.pdafans.com/images/common/back.gif[/img][/url]
首先一个字"顶" 本来想自己也写一个如何使用思维导图软件和outlook同步然后再同ppc同步处理复杂任务. 但是一个是因为时间关系另一个最主要的原因是自己不能象楼主一样把软件的截图处理的那么合理,让人很容易看懂. ... [/quote]
关于图书管理学的感想我与你心有戚戚啊。特别是收集下载了许多资料后，如何合理的分类是个很严重的问题。
关于在outlook中进行分类，我是采取根据自己的担负的职责为基础划分待办事项的类别，简单说就是自己的“角色”，每个人在工作生活中都要扮演这样那样的“角色”，不同的角色有不同的职责与任务，根据这个进行分类会比较清晰一些。
当然，GTD的分类方法是另外一种思路，它是根据“场合”来进行分类。
我觉得哪种分类方法都是可行的，重要的是确定下来后要坚持下去，否则多种分类方法必然会造成混乱。这其实可以引申到资料的整理方面，以前不太注意分类所以资料的保存很乱，现在想纠正要花费大量的时间与精力。如果一开始就确定好严格的分类规则并遵照执行会省很多事的。
所以事先确立一种分类规则并详细地记录下来，之后就严格地执行之。
以后多交流。
其实生活很简单
对生活是简单的,就是因为我们大家在平时的生活中既不整理过去也不好好的展望未来. 造成了一有问题就抓瞎,想着如果当时我怎么怎么样就好了.
这是习惯照成的,这就会引申出一大堆文章来,如何养成良好的习惯啊,如何让自己的时间浪费的更少啊,如何如何. 其实解决这些问题的道理很简单. 大家也不用过的太仔细,天天把几点到几点作业些什么都记录下来,那样反而成了时间的努力. 反而成了我们被GTD所拖累. 而应该让GTD这种生活的态度来改变我们的习惯,使我们的生活更加积极主动,更加对自己的生活充满向往充满动力.
这才是GTD应该带给我们的的东西.
我个人认为GTD就是一种生活的态度, 就是在现今信息大爆炸时代合理的规划自己人生的技巧. 就跟我们学习拼音一样,学的时候可能生硬了一些,但是用的熟了就会觉得自己好像是自然而然的在用. 稍后补上一篇文章 供诸位前辈参考.
习惯培养活动的延伸思考－－让我们“晒”习惯！(非本人所写原出处地址未找到很抱歉)
1、什么是习惯？最早对“习惯”这个词产生兴趣是因为参加了一次培训课上老师说的一段话让我觉得受益非浅：
播下一个行动，收获一种习惯；
播下一种习惯，收获一种性格；
播下一种性格，收获一种命运。
之后，我阅读了台湾的郭腾尹写的《命好不如习惯好》，其中写到：
“警觉习惯的存在”是人生改变的契机；
“驾驭习惯的方向”是人生远景的眺望；
“突破习惯的束缚”是人生潜能的发挥。
该书系统地介绍了习惯对人生的影响、好习惯创造好人生、现代人应具备的习惯等。我虽然看了书，了解了许多理念，但还是没有转化为具体的行动。
后来又陆续看了周士渊写的《知道更要做到》、柯维写的《高效能人士的七个习惯》，对习惯的重要意义与养成有了更深刻的理解。
那么到底什么是习惯呢？我们东方人通常对“习惯”的理解是：“一种重复性的、通常为无意识的日常行为规律，它往往通过对某种行为的不断重复而获得”，而西方人对“习惯”的理解却是“生活在这个世界上的最重要、最基本的观念、原则、美德、态度、方法，比如《高效能人士的七个习惯》里总结的：积极主动、明确目标、掌握重点、利人利己、设身处地、集思广益、综合平衡”，两者如何协调呢？周士渊提出了“广义习惯”的概念：“是指长期形成的、不易改变的各种人的基本素质--如各种习惯性的动作、行为、态度、思维方式、生活方式、情绪模式、性格倾向等。一句话，它是指我们在后天生活中"习"而成"惯"的种种个性特质。 ”
2、我们要培养怎样的习惯呢？
《命好不如习惯好》中总结现代人应具备的习惯是“学习、创新、节约、感恩、负责、尊重、幽默”，其实都是一些理念、一些思维方式，《七个习惯》也是如此不具有操作性，这也是我为什么很早就看了这两本书却无法养成好习惯的原因所在。最近看了一段话让我有顿悟的感觉：
什么是科学管理？
把复杂的事情简单化；
把简单的事情可操作化；
把可操作的事情度量化、数字化；
把可度量、可数字化的事情可考评化；
把可考评的事情流程化。
好习惯的养成其实归根结底就是对自我的科学管理。与上面的道理是相通的。以前我们知道了太多的大道理，却没有将复杂的事情简单化、可操作化。
刚才重新看《命好不如习惯好》时才发现其实作者对每个习惯都有具体的可操作的方法，比如：
“学习”－－－每天保留一小时的阅读时间、学习请记得记录；
“创新”－－－观察力的培养、试着走不同的路；
“感恩”－－－每天写下今天要感谢的人、每个月选择看一部发人深省的电影；
“负责”－－－用check list来达成今日事今日毕；
“幽默”－－－每天都要看笑话、讲笑话；
所以，我觉得褪墨倡导的“一个月培养一个习惯”非常有意义，因为它将本来很复杂的事简单化、可操作化了，所以执行起来就容易许多。当这些小小的事都重复做好的话，集少成多，量变就会质变，那些良好的素质、心态就会自然而然的实现。所以，我建议大家都以具体的事做为锻炼的项目记在“习惯培养清单”里，每天坚持，每天督促，一定会成功的。
最近流行“晒”，我也提议我们来个“晒习惯”，将自己准备培养的习惯“晒”出来与大家分享，让大家监督，共同成长、共同进步！
我的习惯培养清单：
1、每天做俯卧撑；
2、每天背10个英语单词；
3、每天记晨间日记；
另外我已经形成习惯的做法还有：每天利用“财智家庭理财”记帐；每天用Outlook记录每个时段的工作情况；每次看完电影、书籍就用onenote记录下来形成观景地图、读书地图。
但也有想形成习惯但还没有信心坚持的想法：每天保留一个小时的阅读时间（上网的时间太多了）；每天更新博客等。
人生就是好习惯与坏习惯的拉锯战，对如何改变坏习惯，褪墨上有一篇最新的文章值得推荐：20个方法让你摆脱坏习惯。
对于错别字的道歉
哎 现在错别字是越大越多了 本来发表之前就看了一遍结果还是出了.这里郑重道歉. [quote]原帖由 [i]lxs05[/i] 于 2008-3-3 15:35 发表 [url=http://bbs.pdafans.com/redirect.php?goto=findpost&pid=5484615&ptid=511949][img]http://bbs.pdafans.com/images/common/back.gif[/img][/url]1、什么是习惯？
最早对“习惯”这个词产生兴趣是因为参加了一次培训课上老师说的一段话让我觉得受益非浅：
播下一个行动，收获一种习惯；
播下一种习惯，收获一种性格；
播下一种性格，收获一种命运。
之 ... [/quote]
真是太巧了，你所引的这篇文章也是我所写的，原贴在此[url]http://www.folo.cn/user1/691/archives/2007/36028.html[/url]，有机会可以再就这个话题讨论讨论。 谢谢！好多问题，我只是感觉到了，听了你的分析，才真正明白问题在哪儿，就比如“分类”。 [quote]原帖由 [i]hfwolf[/i] 于 2008-3-4 12:44 发表 [url=http://bbs.pdafans.com/redirect.php?goto=findpost&pid=5490433&ptid=511949][img]http://bbs.pdafans.com/images/common/back.gif[/img][/url]
谢谢！好多问题，我只是感觉到了，听了你的分析，才真正明白问题在哪儿，就比如“分类”。 [/quote]
有机会多交流。